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Both of these phrases mean "it is" or "this is," so what is the difference between them? When should one be used over the other?

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Il est can either be designating someone (therefore meaning “he is”, rather than “it is”, as is c'est), or on the contrary be a construct in which there is no subject (as in Il est tard, or Il est possible que …, etc.).

In the latter cases, you can distinguish the cases when c'est refers to a neutral subject (“it is”, really ; e.g. c'est tard will mean “this event is late”) from the cases when there really is no subject (“it rains”).

I can't think of any case where “this is” would be the translation of “il est” ; maybe your question is all about “ça / il” being the translation of “it / he”.

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When this applies to a person (masculine), 'il est' is the only option.

When this applies to a concept / idea where there can be a confusion with a person, 'c'est ' is the correct choice: 'c'est malheureux' and 'il est malheureux' do have different meanings, and can lead to confusion, when one is talking\writing about a person.

Out of this ambiguitous situation, 'c'est' and 'il est' belong to different levels of language: 'c'est' is perceived as more popular, and does not require further information. 'il est' is perceived as more sophisticated, and might need some further information:

  • 'c'est malheureux' \ 'il est malheureux' : 1st option applies to an idea, a situation, 2nd to a person.
  • 'c'est tard' \ 'il est tard' are strictly equivalent in terms of meaning
  • 'c'est malheureux' \ 'il est malheureux que ...' apply both to an idea, but the 2nd option will require additional information. It is still possible to say\write 'c'est malheureux que ...' but this would definitely be considered as a poor wording.
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Question de syntaxe, réponse simplifiée. Formulaire :

C'est + un + nom

Il est + adjectif

On emploie c'est et ce sont (pronom impersonnel ce + le verbe être conjugué) dans une phrase dont le complément sujet -- un nom -- est modifié par un détérminant, un article ou un adjectif possessif : l'article indéfini (un, une, des), l'article défini (le, la, l', les), ou l'adjectif possessif (mon, ma, mes...leur, leurs). L'emploi des adjectifs ne change pas.

Par exemple, pour répondre à la question « Qu'est-ce que c'est ? » ou « Qui est-ce ? »

  • C'est un ami. C'est un ancien ami.
  • C'est une montre. C'est une montre suisse.
  • Ce sont des photos. Ce sont des photos originales.

Par contre, on emploie il est, elle est, ils sont, elles sont (pronom personnel 3è personne + le verbe être conjugué) avec des adjectifs.

  • Il est sympa. (mon ancien ami)
  • Elle est belle. (sa montre suisse)
  • Elles sont originales. (ses photos)

Bien sûr il y a des usages plus générales de c'est et ce sont, c'est normal. C'est comme ça. C'est le temps que tu as perdu pour ta rose qui fait ta rose si importante. Ce n'est pas le moment.

Ce est aussi employé quand le verbe être est suivi d'un nom propre, d'un pronom disjonctif ou d'un supérlatif.

  • C'est Mme Lemai.

  • C'est moi.

  • C'est le plus beau.

Voir :

Grammaire française, Ollivier et Beaudoin

"Il est avocat" vs "C'est un avocat" ? Exceptions avec un nom de profession ou de nationalité

When to use c'est or il/elle est when describing the shapes of objects?

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